Elaborare e gestire un progetto

In conclusione di questo capitolo 10 , forniamo alcuni ulteriori elementi di natura pratica utili a elaborare e a gestire un progetto in modo efficace. Si tratta di indicazioni molto generali, che identificano un “denominatore comune” tra i progetti europei: molto dipende dal tipo di progetto, dalla natura del finanziamento, dal settore d’intervento, dalle regole e dai formati utilizzati per ogni programma e bando.

Elementi principali di un bando e di una proposta

L’attività di scrittura di un progetto inizia con una lettura estremamente attenta del bando. Gli elementi di una proposta progettuale seguono una struttura generale simile, pur variando in funzione del tipo di progetto. Il testo che segue riporta i contenuti tipici di un bando e di una proposta a valere sui fondi strutturali – simili, in ogni caso, ai contenuti di un bando e di una proposta tipici dei progetti a gestione diretta.

Come principali sezioni e contenuti di un bando possiamo identificare: 

  • Il bando: Informazioni sull’Amministrazione Aggiudicatrice, sull’oggetto del progetto e sull’importo di riferimento; informazioni di carattere giuridico, economico, finanziario e tecnico (cauzioni e garanzie richieste, modalità di pagamento, forme giuridiche ammesse in caso di consorzi, requisiti di capacità economica e finanziaria, requisiti di capacità tecnica); criteri di aggiudicazione, tempistiche e scadenze.
  • Il decreto: Emesso dall’Autorità di Gestione, esprime l’approvazione ufficiale per la pubblicazione del bando pubblico.
  • Il documento istruttorio: Indicazione della documentazione regionale, nazionale ed europea di riferimento.
  • Il disciplinare: Riprende tutti i punti espressi nel bando e presenta alcune norme integrative: modalità di partecipazione, procedure di aggiudicazione, tempistiche e modalità di presentazione delle offerte (normalmente suddivise in documentazione amministrativa, documentazione tecnica e offerta economica).
  • Il capitolato: Documento tecnico che illustra le specifiche richieste per la realizzazione del progetto: descrizione delle finalità e dei risultati attesi, caratteristiche delle attività richieste, modalità di esecuzione, presentazione del gruppo di lavoro. Capitolato e disciplinare spesso sono presentati congiuntamente.

Come principali sezioni e contenuti di una proposta possiamo identificare:

  • La domanda di partecipazione: Documento in cui il proponente presenta le sue generalità e chiede formalmente di essere ammesso al bando.
  • La documentazione amministrativa: Documentazione relativa alla presentazione di dichiarazioni sostitutive (ai sensi del DPR 445/200), bilanci, documenti di capacità tecnica e economica.
  • La documentazione tecnica: Presentazione del progetto nel rispetto di quanto specificato nel capitolato tecnico, inclusiva degli allegati (ad esempio i curricula dei partecipanti al gruppo di lavoro).
  • La documentazione finanziaria: Offerta economica indicante il corrispettivo richiesto per la realizzazione di tutte le attività, formulata tenendo conto di tutti gli elementi descritti nell’offerta tecnica, degli elementi di dettaglio richiesti e degli importi / quote massime di finanziamento.

Indicazioni per la presentazione del progetto

La fase di scrittura del progetto inizia una volta verificata la sussistenza delle principali condizioni di partenza, ovvero:

  • L’esistenza di un’idea progettuale adatta al bando (in termini tematici e di ammissibilità del tipo di attività proposto).
  • L’esistenza di un bando alla portata delle capacità dell’organizzazione (anche in termini di data di scadenza).
  • L’esistenza di un partenariato ammissibile in termini di criteri amministrativi, con risorse tecniche e finanziarie solide e complementari.

A seguire, gli elementi chiave per la preparazione della proposta sono:

  • La lettura attenta delle linee guida.
  • La verifica e l’aggiornamento dell’analisi del contesto.
  • La definizione chiara e strutturata di obiettivi e risultati del progetto.
  • La risposta alle richieste puntuali del bando.
  • La strutturazione definitiva del partenariato e del gruppo di lavoro.
  • La descrizione accurata delle attività.
  • La stesura di un cronoprogramma (diagramma di Gantt) realistico e preciso.
  • La finalizzazione di un piano finanziario rigoroso e giustificato (sia in termini di risorse messe a disposizione dai partner, sia di contributo richiesto).
  • La descrizione della strategia di disseminazione dei risultati del progetto.

La Commissione europea mette spesso a disposizione dei modelli per la presentazione delle proposte progettuali, come parte dei documenti allegati al bando. Tali modelli includono normalmente tutti gli elementi sopra riportati, nonché una struttura per la descrizione delle attività per “pacchetti di lavoro” (work package).

Gli elementi specifici che pesano maggiormente nel successo della proposta sono normalmente definiti nel bando all’interno dei criteri di valutazione.

L’elaborazione della proposta deve tener presenti, in primo luogo, i criteri fondamentali descritti più sopra: rilevanza, efficienza, efficacia, impatto e sostenibilità.

Oltre suddetti criteri è possibile menzionarne altri particolarmente frequenti, concettualmente riconducibili ai cinque già elencati:

  • L’originalità e l’innovatività dell’idea progettuale, ovvero gli elementi di novità rispetto a iniziative precedenti o ancora in corso. In alcuni casi (ad esempio, nel settore della ricerca e dell’innovazione) è richiesta l’applicazione di approcci e competenze tecniche di assoluta avanguardia;
  • La dimensione europea del progetto (definita anche come valore aggiunto europeo), ovvero la capacità del progetto di coinvolgere e di fornire soluzioni utilizzabili in contesti diversi, di aprire nuove opportunità, di beneficiare in modo diretto o indiretto, attraverso la sua realizzazione, l’intero territorio europeo e ambiti diversi da quello specifico dell’intervento;
  • Il “best value for money”, ovvero la garanzia che il progetto offra il miglior risultato e la miglior qualità col minor impiego di risorse.

La chiarezza nell’uso del linguaggio e nell’esposizione della proposta (soprattutto se la lingua in cui si scrive non è la propria) e l’adozione del quadro logico sono in tutti i casi un aspetto di notevole importanza nella redazione di un progetto.

Poiché in molti casi la presentazione delle proposte avviene attraverso apposite piattaforme web, è opportuno dedicare il tempo necessario anche all’analisi delle istruzioni relative al loro utilizzo, normalmente presenti nella documentazione del bando. Si sconsiglia di presentare la proposta a ridosso della scadenza per evitare che problemi tecnici o un sovraccarico dei server rendano impossibile l’invio entro la data e l’ora limite indicate.

L’avvio del progetto

La scrittura di un progetto è sicuramente impegnativa, ma sono l’implementazione e la gestione dello stesso a richiedere il maggior impegno.

Quando un progetto viene aggiudicato, l’Ente finanziatore (un’autorità nazionale o la Commissione europea) stila un contratto che viene normalmente firmato dal Capofila in rappresentanza dei membri del partenariato (in virtù di un apposito accordo di delega). La firma del contratto con la Commissione europea può essere preceduta da integrazioni e revisioni: è questa la fase in cui i contraenti si accordano su dettagli tecnici ed economici alla base della realizzazione del progetto.

Il contratto stabilisce l’inizio e la durata delle attività, nonché le disposizioni di natura legale e finanziaria (prefinanziamento, distribuzione del budget fra i partner, rendicontazione finale), procedurale (monitoraggio delle attività) e di comunicazione/disseminazione dei risultati.

Il progetto inizia solitamente con un evento di lancio (kick-off meeting) che prevede la partecipazione di tutti i partner.

Con l’avvio del progetto il Capofila assume le sue responsabilità di comunicazione nei confronti della Commissione europea, di coordinamento dei partner, di controllo del budget e di realizzazione delle attività nei modi e tempi previsti.

Durante il periodo di esecuzione del progetto il Capofila riceve le quote di cofinanziamento e versa agli altri partner le parti di loro di competenza, a fronte di una loro rendicontazione delle spese e dell’avanzamento delle relative attività.

Il monitoraggio e la valutazione

Con l’avvio del progetto ha inizio anche il processo di monitoraggio delle attività. Si tratta di un processo continuo, che si estende dall’inizio alla fine del progetto e che ha come scopo:

  • la verifica dell’avanzamento delle attività e del raggiungimento dei risultati previsti;
  • l’attuazione delle azioni necessarie a fronte ad eventuali difficoltà o ritardi e l’aggiornamento in itinere di programmi e tempistiche di lavoro.

L’organizzazione di frequenti incontri di partenariato può facilitare il monitoraggio del progetto e il continuo aggiustamento del programma di attività. Il Capofila o l’ente finanziatore possono inoltre richiedere la redazione di rapporti di avanzamento (progress report) che ne illustrino la progressiva realizzazione.

Mentre il monitoraggio è uno strumento utilizzato nella gestione operativa del progetto, che si propone di analizzare l’avanzamento delle attività per identificare e risolvere problemi di attuazione, la valutazione è un processo che ha un valore più strategico e che si propone di valutare, a tappe prefissate, gli obiettivi, l’impatto e il valore aggiunto conseguiti dal progetto. Per questo motivo la valutazione:

  • coinvolge non solo chi gestisce il progetto, ma anche valutatori esterni e l’ente finanziatore,
  • acquisisce importanza man mano che il progetto di avvicina e supera il suo termine temporale,
  • fornisce una base preziosa per partner, beneficiari ed ente finanziatore per promuovere i successi e gli insegnamenti appresi.

Elementi relativi al monitoraggio e alla valutazione dei progetti – aspetti strettamente correlati agli indicatori identificati nel quadro logico – sono analizzati più sopra, nella sezione dedicata ad indicatori e fonti di verifica del paragrafo “Strutturare la logica dell’intervento”.

La conclusione del progetto

I finanziamenti europei derivano da fondi pubblici: ogni progetto che riceva un contributo comunitario è pertanto chiamato a generare un impatto positivo sulla società. Una fase di disseminazione sufficientemente lunga e curata è fondamentale per rendere noti i risultati del progetto e per far sì che vengano raggiunti quanti più beneficiari possibili. Essa consiste nel promuovere i risultati progettuali e generare un positivo “effetto moltiplicatore”, affinché quanto realizzato sia utile e di ispirazione per altri interventi.

La disseminazione dei risultati può comprendere l’utilizzazione di uno specifico sito internet costruito nell’ambito del progetto stesso, l’organizzazione di eventi e la diffusione di pubblicazioni. Tutti i partner e gli stakeholders sono invitati a prendere parte attiva a questa fase.

Al termine di un progetto vengono solitamente richiesti dall’ente finanziatore un rapporto finale (che ne riassuma le fasi e i risultati raggiunti) e un documento di natura finanziaria.

Il documento di rendicontazione finanziaria riporta il dettaglio e la giustificazione delle spese ammissibili sostenute e dei cofinanziamenti conferiti da altre fonti. Le regole definite a bando chiariscono le modalità di gestione del budget di progetto, il grado di flessibilità consentito e il livello di dettaglio richiesto nella rendicontazione finale. Talvolta la Commissione europea mette a disposizione specifici formulari, per facilitare la fase di rendicontazione e dare ordine alle spese di progetto e ai relativi documenti di supporto.