La rendicontazione nei progetti europei

Come e perché parlare di rendicontazione

La rendicontazione è uno dei concetti più frequentemente associati al mondo dell’europrogettazione. In alcuni casi, è anche uno dei processi considerati più difficoltosi da chi vi si avvicina.

Per identificare in prima sintesi i punti principali della questione, la “rendicontazione” è un processo che:

Riguarda la pianificazione, la gestione e la reportistica finanziaria;
È strettamente connesso agli altri aspetti della vita di un progetto (elaborazione della proposta, elaborazione del budget, esecuzione delle attività, archivi di progetto, relazioni con i partner, monitoraggio, reportistica);
Si inquadra in alcuni principi generali, che tratteremo in questo approfondimento, e in una serie di procedure e criteri più specifici previsti da programmi e bandi, per i quali è necessaria un’analisi puntuale e caso per caso;
È necessario per ottenere l’erogazione dei fondi europei. Una cattiva rendicontazione può comportare una mole di lavoro addizionale considerevole, la mancata erogazione di parte del finanziamento o la richiesta di una sua restituzione da parte dell’Autorità di gestione. Al contrario, una buona rendicontazione sostiene ed è sostenuta da un buon monitoraggio e da una buona esecuzione tecnica delle attività di progetto;
Ha il suo fondamento e le sue linee guida in alcuni Regolamenti di base, che però affidano la definizione della natura specifica dei documenti giustificativi a corredo delle richieste di pagamento (aspetto centrale per l’attività di rendicontazione) alle autorità che gestiscono i vari programmi.

Procedure, criteri e documentazione richiesta – e di conseguenza le modalità di rendicontazione – possono dunque variare a seconda della tipologia di fondi, dei programmi e dell’organizzazione interna dei singoli bandi. Per questo motivo non è possibile fornire una trattazione del tema universale, completa ed esaustiva, ma è possibile fornire gli strumenti di base per affrontare adeguatamente l’attività di rendicontazione.

Le basi della rendicontazione: i Regolamenti di riferimento

Il Regolamento 2018/1046 del 18 luglio 2018 (“Regolamento Finanziario”) stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell’Unione. I “progetti europei” (genericamente intesi, e a loro volta declinati in varie tipologie e modalità attuative) rappresentano infatti il principale mezzo attraverso cui viene eseguito il bilancio comunitario. Il Regolamento Finanziario fornisce, in particolare:

Una specifica indicazione delle regole e degli strumenti applicabili ai programmi a gestione diretta, gestiti direttamente dai servizi della Commissione europea e dalle sue agenzie esecutive;
Alcune regole generali riguardati i fondi a gestione indiretta (delegata a paesi terzi o altri organismi, con dettagli sulle regole applicabili specificati in appositi accordi) e i Fondi Strutturali (la cui gestione è condivisa con gli Stati membri e che sono dotati di regole specifiche).

Le disposizioni e gli strumenti specificamente riguardanti i Fondi Strutturali sono contenute nel Regolamento 2021/1060 del 24 giugno 2021 (“Disposizioni Comuni” applicabili ai Fondi Strutturali e ad altri fondi la cui gestione è condivisa con gli Stati membri).

Riprendiamo a seguire alcuni dei concetti più importanti esplicitati in tali Regolamenti. Ricordiamo di far riferimento ai singoli Programmi e Bandi per indicazioni più precise e specifiche. Esistono infatti varie modalità di rendicontazione e viene lasciata una certa discrezionalità alle diverse Autorità di gestione dei fondi rispetto alla loro applicazione.

Le forme di contributo (e di rendicontazione)

Nell’ambito delle sovvenzioni, ovvero della forma di “progetto europeo” più diffusamente trattata dalla nostra Guida, i contributi dell’Unione europea possono prendere una delle seguenti forme, da cui discendono diverse forme di rendicontazione.

Rimborso dei costi ammissibili effettivamente sostenuti: forma di contributo legata alla modalità di rendicontazione più tipica, ovvero il rimborso per voci di spesa ammissibili, documentate attraverso pezze giustificative e rendicontate puntualmente al beneficiario.
Costi unitari: contributo erogato con riferimento a un “importo per unità”, a copertura di tutte o determinate categorie di costi ammissibili (in cui sia la categoria di costo, sia l’importo unitario e il numero massimo di unità sono chiaramente e preventivamente individuate). La rendicontazione consiste in questo caso nel documentare appropriatamente il numero di unità cui viene applicato l’importo predefinito, e nell’eseguire correttamente la formula per il calcolo.
Finanziamenti a tasso fisso (o a tasso forfettario): contributo che copre categorie specifiche di costi ammissibili, per la cui definizione viene applicata una percentuale (predeterminata) sull’ammontare di altri costi ammissibili. In questo caso, il processo di rendicontazione richiede di documentare adeguatamente la “base” di costi ammissibili su cui è calcolato il tasso fisso, e di calcolare correttamente la percentuale indicata.
Somme forfettarie: contributo che copre in modo generale (e appunto, forfettario) tutte o determinate categorie specifiche di costi ammissibili (chiaramente e preventivamente individuate). L’erogazione del contributo può essere condizionata al raggiungimento di criteri “macro” definiti a monte (ad esempio: la produzione di un output o il raggiungimento di un “milestone” di progetto).
Finanziamenti non collegati ai costi delle operazioni: contributo che copre, ad esempio, il funzionamento e l’attività corrente di organizzazioni ritenute (in sé) particolarmente importanti all’adempimento della missione dell’UE.

Le diverse forme di contributo possono combinarsi nell’ambito di uno stesso programma o progetto. Le modalità applicabili vengono definite (da programmi, bandi e autorità di gestione dei fondi) in coerenza con il tipo di intervento richiesto, con i suoi obiettivi e con i metodi contabili dei suoi potenziali destinatari.

In particolare, le modalità di contributo a costi unitari, a tasso fisso e le somme forfettarie sono particolarmente utilizzate laddove l’attività svolta e i parametri identificati permettano un pagamento su basi più semplici ma comunque oggettive (es. produzione di un output “materiale” e specifico, rimborsato come somma forfettaria; rimborso delle giornate di lavoro a un costo unitario predefinito; ecc.).

I finanziamenti a tasso fisso possono essere utilizzati per coprire i costi indiretti di un progetto, ovvero quelli sostenuti per la gestione generale dell’attività ma non direttamente imputabili al progetto stesso. In questo caso i costi indiretti vengono rimborsati come percentuale fissa dei costi diretti ammissibili. La percentuale è predefinita dall’autorità di gestione, mentre l’ammontare di costi diretti ammissibili su cui si applica la percentuale deve essere documentato e rendicontato.

I finanziamenti a tasso fisso possono anche essere utilizzati per semplificare la rendicontazione: ad esempio, può accadere che si richieda di esprimere i costi diretti del personale come percentuale predefinita degli altri costi diretti ammissibili e rendicontabili; oppure al contrario, altri costi diretti come percentuale predefinita dei costi diretti ammissibili e rendicontabili di personale.

Le modalità di utilizzo dei fondi europei

Quanto appena illustrato (e in generale, quanto proposto in questo approfondimento) può applicarsi a varie forme di utilizzo dei fondi europei, ma è particolarmente indicato per una forma specifica: le sovvenzioni, che sono la modalità più nota in cui vengono utilizzati i fondi europei.

Per completezza, elenchiamo a seguire le possibili modalità di utilizzo dei fondi europei, ciascuna delle quali è oggetto di specifiche norme nell’ambito del Regolamento Finanziario.

a. Le sovvenzioni: cofinanziamento dato a un’organizzazione per la realizzazione di un progetto (o di un’attività) coerente con gli obiettivi delle istituzioni comunitarie. Sono la forma di finanziamento predominante per le organizzazioni non profit, quella cui ci si riferisce normalmente quando si parla di “progetti europei” e quella più ampiamente trattata dalla nostra Guida all’Europrogettazione. Si dividono a loro volta in due categorie principali: sovvenzioni per azioni o progetti (la categoria più nota e diffusa) e sovvenzioni di funzionamento (per finanziare l’attività di specifici organismi la cui azione è iscritta nell’ambito di una politica dell’UE).

b. Gli appalti: pagamenti per la fornitura di beni, opere o servizi, specificamente richiesti per rispondere a bisogni puntuali e specifici delle istituzioni comunitarie. Sono normalmente destinatia organizzazioni private specializzate nel fornire un determinato tipo di prodotto, opera o servizio.

c. I premi: pagamenti erogati come riconoscimento a vincitori di concorsi (individui o organizzazioni meritevoli).

d. I prestiti: finanziamenti erogati a fronte di un impegno a restituirli, normalmente con un certo interesse. Sono normalmente gestiti da istituzioni finanziarie o da intermediari finanziari. Sia prestiti che garanzie (v. punto seguente) vengono scelti come forma di intervento da parte delle istituzioni comunitarie soprattutto per interventi in cui occorre mitigare condizioni di mercato avverse all’erogazione di normali prestiti da parte di istituti bancari o creditizi privati (es. i tassi adottati dalle banche non sono alla portata dei beneficiari o gli interventi finanziati forniscono un ritorno economico troppo incerto o a lungo termine per essere finanziato da un soggetto privato).

e. Le garanzie: fondi utilizzati per favorire l’erogazione di prestiti da parte di soggetti terzi (istituzioni finanziarie o intermediari finanziari). Il creditore (ovvero l’erogatore di un prestito) può rivalersi sulle garanzie fornite in caso di mancato rimborso da parte del beneficiario.

f. I contributi: somme erogate, normalmente a livello nazionale o regionale, per agevolare attività e investimenti in ambiti cui gli operatori economici avrebbero una situazione di svantaggio in termini in termini fisici (es. condizioni geografiche avverse) o di mercato (es. introiti economicamente poco sostenibili).

L’ammissibilità dei costi e i principi generali della rendicontazione

Per poter essere inclusi in un budget di progetto e in particolare, per poter rientrare tra le somme rimborsabili nell’ambito di una sovvenzione, i costi devono essere ammissibili, ovvero ricadere in una delle categorie (specificamente previste dal programma o dal bando) per i quali è ammesso il cofinanziamento comunitario. L’ammissibilità riguarda varie dimensioni:

Il tipo di attività (ad esempio, possono essere considerate ammissibili le attività di formazione, di scambio di buone pratiche, di sviluppo di un prodotto o servizio, di comunicazione, ecc.);
Il tipo di costo (ad esempio, possono essere considerati ammissibili i costi di viaggio, di lavoro del personale o di prestatori esterni, di affitto di sale e spazi, di stampa di materiali, di acquisto o affitto di materiali e attrezzature, costi indiretti, ecc.);
L’ambito geografico di riferimento (i programmi o i bandi definiscono i paesi o i territori nei quali possono essere svolte le attività di progetto);
L’ambito temporale di riferimento (i costi devono essere sostenuti e temporalmente riferibili al periodo di attuazione del progetto o di ammissibilità delle spese. Tranne rare eccezioni, i costi rimborsabili non possono riguardare tempi precedenti all’avvio del progetto o successivi alla sua conclusione, progetti già avviati o azioni concluse, a prescindere dal fatto che i relativi pagamenti siano o non siano già stati effettuati).

Ai fini del rispetto dei vari criteri di ammissibilità, la convenzione di sovvenzione (la base contrattuale per l’esecuzione di un progetto) dovrebbe includere (come elementi minimi) un’indicazione di data e durata del progetto, una descrizione delle attività previste, l’importo massimo del finanziamento, un bilancio di previsione dell’azione e la forma della sovvenzione.

Oltre a rispettare le regole di ammissibilità, i costi per i quali viene richiesto un rimborso devono rispettare vari principi generali:

Pertinenza. I costi devono essere coerenti con definizioni e voci di spesa, quantità e limiti, valori unitari e valori totali espressamente indicati nel budget di progetto approvato, nel bando e nell’ambito del programma;
Necessità. I costi rendicontati devono essere necessari per attuare le azioni previste dal progetto, come indicati nella proposta inviata e approvata (risultati, attività, piano di lavoro), e ad esse riconducibili;
Effettività. I costi rendicontati devono essere effettivamente sostenuti dal beneficiario e chiaramente riferibili al progetto;
Verificabilità. I costi rendicontati devono essere comprovabili, ovvero deve esistere un’adeguata documentazione che ne provi l’esborso (ad esempio, fatture quietanzate o documenti con lo stesso valore); o deve sussistere una base documentale che ne autorizzi il rimborso (ad esempio, somme forfettarie, tassi fissi o costi unitari previsti a bando e nel progetto approvato);
Tracciabilità. I costi rendicontati devono essere tracciabili attraverso una tenuta della documentazione corretta e completa. In particolare, devono essere iscritti nei documenti di contabilità, bilancio e di gestione finanziaria del beneficiario, secondo i principi e le regole contabili che esso applica in base alla legislazione vigente;
Legalità. I costi rendicontati devono essere in linea con gli adempimenti di legge (norme nazionali in materia di bilancio, tributaria e di previdenza sociale);
Ragionevolezza. I costi rendicontati devono essere in linea con i principi di economicità, efficienza, efficacia e sana gestione finanziaria. I beneficiari sono tenuti ad agire con “ragionevolezza economica” per evitare costi inutili, costi ridondanti o costi troppo alti, cercando di mantenerli ai livelli più bassi in coerenza con quanto previsto da attività e risultati di progetto in termini quantitativi e qualitativi.

Il cofinanziamento (e aspetti collegati)

Tranne alcune eccezioni, le risorse necessarie alla realizzazione di un progetto non devono provenire interamente dalla sovvenzione comunitaria ed essere il risultato di un cofinanziamento. Le risorse necessarie al cofinanziamento possono assumere varie forme: finanziamenti da parte di terzi, risorse economiche del beneficiario, proventi generati dalle azioni del progetto o contributi in natura. Occorre in questo considerare alcuni vincoli addizionali:

Divieto di cumulo. Per una stessa azione può essere attribuita una sola sovvenzione nell’ambito di una stessa linea di finanziamento comunitario. Un’azione può essere oggetto di un finanziamento congiunto su linee di bilancio distinte. Il richiedente deve dare informazione in merito a eventuali richieste multiple e sovvenzioni multiple relative alla stessa azione;
Divieto di doppio finanziamento. In nessun caso è possibile finanziare due volte i medesimi costi. Occorre infatti indicare preventivamente fonti e importi dei finanziamenti dell’Unione ricevuti o chiesti in relazione alla stessa azione. Ad esempio, i costi di una stessa persona di staff, anche se impiegata su più progetti europei, non possono essere richiesti a rimborso per un ammontare superiore al suo impegno di tempo totale (cosa che implicherebbe un doppio finanziamento);
Divieto di profitto. Pur essendo possibile un cofinanziamento attraverso i proventi del progetto, le sovvenzioni non hanno per scopo o per effetto la produzione di un profitto per il beneficiario. Il profitto è definito come surplus delle entrate sulle uscite, calcolato a saldo e strettamente su quanto realizzato e generato dalle attività di progetto. Sono tuttavia possibili eccezioni a questa regola (ad esempio proventi atti a garantire la continuità delle attività dopo il periodo di finanziamento).

La giustificazione delle spese

La giustificazione delle spese reali sostenute all’interno di un progetto, necessaria all’attività di rendicontazione e alla richiesta di rimborso, richiede, in termini generali, documenti atti a provare i seguenti aspetti:

L’origine della prestazione o della fornitura, ovvero il documento sulla cui base è stato fornito un determinato bene o servizio. I documenti di riferimento sono i contratti (di lavoro o per la prestazione dei servizi), le lettere d’incarico, gli ordini di acquisto, ecc.;
La descrizione della prestazione o della fornitura, che può ritrovarsi (oltre che in termini generali, nei suddetti documenti) in altri documenti più puntuali e specifici: fatture, ricevute, cedolini, report di attività e timesheet – documenti atti a provare la quantità e la qualità dei beni e dei servizi non solo concordati, ma anche effettivamente forniti – e la loro effettiva pertinenza per il progetto;
Il pagamento effettivo della prestazione o della fornitura, che viene tipicamente provato attraverso copia dei bonifici, estratti conto e quietanze;
La relazione della prestazione o della fornitura con il progetto e con le voci specifiche inserite a budget e considerate ammissibili secondo le regole del bando. Per provare questo aspetto è necessario organizzare i suddetti documenti e elaborare una reportistica sintetica che permetta di ricostruirne la relazione con le attività e il budget di progetto.

L’insieme di questi documenti serve a provare il rispetto dei criteri di ammissibilità e dei principi di rendicontazione già illustrati (ammissibilità per tipo di attività, tipo di costo, ambito geografico e temporale; principi di pertinenza, necessità, effettività, verificabilità, tracciabilità, legalità e ragionevolezza).

Questi documenti sono la materia su cui si basa il processo di rendicontazione, che consiste in buona parte nella loro raccolta, archiviazione, organizzazione, verifica e sintesi. Affinché l’attività di rendicontazione sia efficace, è necessario:

A monte, che il budget (linee di costo) e le attività di progetto (piano di lavoro) siano stati elaborati in modo realistico, veritiero e verificabile attraverso tali documenti;
In corso d’opera, che esistano un sistema, un processo e delle risorse umane dedicate alla raccolta e alla corretta archiviazione di questi documenti;
A valle, che vi sia un efficace lavoro di sintesi delle informazioni e di predisposizione della reportistica, sulla base delle procedure previste dal bando e dal programma.

L’attività di rendicontazione è ovviamente più semplice se le procedure applicabili prevedono costi unitari, finanziamenti a tasso fisso o somme forfettarie, ma in tutti i casi è necessario giustificare la sussistenza di determinati parametri per accompagnare una richiesta di rimborso (es.: unità cui applicare i costi unitari, base su cui calcolare i tassi fissi, output o altri parametri per il pagamento delle somme forfettarie).

Forniamo a seguire una rassegna del modo in cui possono essere trattate alcune voci di costo più frequenti nell’ambito di un’attività di rendicontazione.

Ovviamente le stesse voci di spesa devono essere rendicontate in modo omogeneo dall’organizzazione capofila e dai partner di progetto. A questo scopo, è necessario che l’organizzazione capofila fornisca a tutti i partner indicazioni chiare, strumenti, modelli e supporto. Infatti il capofila è responsabile della raccolta, della sintesi e della coerenza della rendicontazione dell’intero progetto, ed è nel suo interesse che l’attività venga svolta in modo efficace e omogeneo a tutti i livelli e da tutti i partner di progetto.

Le tipologie di costo: costi del personale

I costi del personale possono essere una componente importante del costo totale di realizzazione di un progetto europeo, le cui attività hanno in molti casi come focus primario le persone, o il lavoro delle persone per raggiungere un obiettivo comune.

Per una rendicontazione dei costi del personale sulla base del costo effettivo vengono tipicamente richiesti a supporto: il contratto di lavoro, le buste paga, gli F24 per il pagamento di imposte e contributi correlati, un ordine di incarico interno che identifichi la durata e la quantità di ore che la persona deve destinare al progetto, un timesheet (con attività, tempo dedicato, firme dell’interessato e del responsabile), il CV dell’interessato (per provare gli anni di esperienza e l’esperienza specifica della persona individuata).

Elementi simili possono applicarsi per personale e collaboratori esterni o a partita IVA, con il possibile vantaggio addizionale (in termini di semplicità e linearità della rendicontazione) di poter prevedere un contratto e un pagamento ad hoc per le attività relative al progetto.

Ovviamente la lista è indicativa: in alcuni bandi e programmi potrebbero essere richiesti documenti diversi o meno numerosi rispetto a quanto indicato, in particolare nei casi in cui sia previsto un rimborso dei costi del personale a costi unitari (ammontare predefinito a giornata per tipologia di profilo professionale) o sulla base di un tasso fisso (applicazione di una percentuale predeterminata su altre tipologie di costi ammissibili).

La rendicontazione delle spese di personale richiede alcuni accorgimenti specifici. Ad esempio:

Le spese di personale sono una categoria separata rispetto alle spese amministrative e di ufficio e ai costi generali, che vengono normalmente trattati a parte (ad esempio nell’ambito dei cosiddetti costi indiretti – v. paragrafo seguente);
Non è possibile rendicontare le spese di personale in quanto tali, ma esclusivamente le spese per le attività effettivamente e specificamente svolte sul progetto e per il progetto (non può trattarsi di attività che sarebbero svolte in ogni caso). Tali attività (e le relative risorse umane) devono ovviamente essere previste a budget e nel piano di lavoro del progetto;
Nella rendicontazione di progetti che coinvolgono paesi diversi, occorre prepararsi ad affrontare norme del lavoro diverse (riguardo a forme contrattuali, orari, congedi, assenze e ferie, sicurezza sociale, ecc.).

Le tipologie di costo: costi amministrativi e di ufficio

In questa tipologia può ricadere una gamma di costi molto ampia:

Costi relativi all’infrastruttura (es.: locazioni, pulizia, manutenzione, mobilio);
Costi per le utenze (es.: elettricità, acqua, riscaldamento, connessioni telefoniche e internet);
Costi per materiali consumabili da ufficio (es.: carta, articoli di cartoleria, ricariche);
Costi per attività di ufficio (es.: contabilità, archivi, reception, segreteria).

Si tratta di costi di cui è quasi sempre difficile dimostrare un legame diretto con il progetto e con le sue attività. Molti dei costi elencati in questa categoria non sono infatti considerati come ammissibili da molti bandi e progetti. Nel caso in cui siano considerati ammissibili, questo avviene normalmente:

O perché hanno una diretta rilevanza per il progetto, e dunque ricadono in altre tipologie di costo. Ad esempio: 1) costi per software o materiale informatico specifico, necessario per un determinato tipo di attività, che ricadono nella tipologia di costo analizzata nel paragrafo successivo; 2) costi del personale amministrativo direttamente dedicato alle attività di progetto, che ricadono nella tipologia di costo analizzata nel paragrafo precedente;
O perché le regole del progetto o del bando le considerano come costi indiretti, prevedendo un loro rimborso in termini forfettari, applicando un tasso fisso ad altre categorie di costi ammissibili (costi diretti) più chiaramente e direttamente collegati all’esecuzione del progetto.

Le tipologie di costo: attrezzature e materiali (e servizi esterni)

Ricadono in questa categoria di costi le attrezzature e i beni materiali acquistati e direttamente necessari all’esecuzione del progetto. Può trattarsi di materiali informatici (hardware o software) o di altri beni e attrezzature, durevoli o consumabili, purché direttamente e univocamente necessari alle attività di progetto.

Viene infatti richiesto di specificarne la diretta rilevanza per il progetto e l’effettivo utilizzo per attività di progetto durante il suo periodo di esecuzione. Non può trattarsi di attrezzature e materiali usati per l’attività generale dell’organizzazione. Nel caso di beni consumabili, il loro utilizzo deve avvenire totalmente durante il periodo di esecuzione del progetto, mentre nel caso di beni durevoli occorre calcolarne l’ammortamento annuale, in modo da parametrarne il costo al periodo di esecuzione del progetto.

I costi per attrezzature e materiali devono essere supportati da contratti o da accordi formali e scritti, da ordini di acquisto, da fatture e bonifici e da un’evidenza chiara della natura e dell’utilizzo dei prodotti forniti. Devono essere necessari all’attività di progetto e preventivamente inclusi nel budget e nel piano di lavoro.

Può essere necessario fornire evidenza del processo di selezione seguito per l’acquisto, in modo da provarne il rispetto dei criteri di economicità, efficienza, efficacia e sana gestione finanziaria. In alcuni casi, in particolare per prestazioni, forniture e servizi di grande entità o in ambiti più formalizzati (es. istituzioni pubbliche) può essere necessario seguire specifiche regole di aggiudicazione o indire una specifica gara d’appalto.

Nel trattare i costi per attrezzature e materiali occorre valutare l’ammissibilità di casi specifici, come ad esempio la possibilità di includere tra i costi ammissibili le attrezzature acquistate prima dell’avvio del progetto, le attrezzature di seconda mano o i costi di trasporto e installazione. Si può validare come alternativa (spesso più “agile” in termini di rendicontazione rispetto alla gestione di un bene durevole e del suo ammortamento) il noleggio o l’acquisizione di una licenza per il periodo e l’utilizzo strettamente necessari al progetto.

Regole simili (con le evidenti differenze date dalla natura del “prodotto” in questione) si applicano all’acquisizione di prestazioni o servizi specifici.

Un discorso a parte merita una categoria specifica di “prodotti”, quella dei materiali di comunicazione e di promozione. Questi possono includere al loro interno servizi molto diversi, come ad esempio lavori di grafica e stampa, l’elaborazione di materiali audio e video, la produzione di siti internet, la traduzione dei supporti prodotti e l’organizzazione di eventi pubblici.

Si tratta di attività tipiche dei progetti europei, per loro natura legate molto strettamente al progetto e quasi sempre presenti tra i costi ammissibili. Occorre tuttavia prestare attenzione alle regole di visibilità previste dalla Commissione europea, dalle autorità di gestione e dalle specifiche di programmi e bandi, che includono criteri per il posizionamento dei loghi, per la visibilità dei finanziatori all’interno di eventi e materiali di comunicazione e per l’inserimento di riferimenti testuali al progetto e all’origine del finanziamento.

Nel caso dell’organizzazione di eventi pubblici, occorre prestare attenzione alle sotto-categorie specifiche di costi ammissibili (es. affitto sale, catering, security, sistemi audio-video, viaggio dei partecipanti, materiali per il pubblico e per la stampa, ecc.) e alle regole di progetto applicabili a ciascuna di esse.

Le tipologie di costo: costi di viaggio

I costi di viaggio includono ad esempio: biglietti aerei, ferroviari, bus e traghetti; spese legate all’uso di un’automobile per motivi di progetto (rimborsi chilometrici, assicurazioni, carburante, pedaggi, parcheggi, ecc.); spese per pasti, pernotti o indennità giornaliere; assicurazioni viaggio, visti, compensazione della CO2 su tratte aeree.

Per quanto sia una categoria di costi apparentemente più circoscritta, può avere modalità di trattamento diverse nell’ambito dei progetti europei. In particolare, possono essere applicati o i costi reali o indennità fisse, come ad esempio “per diem” a copertura forfettaria di vitto, alloggio e spese per giornata (o nottata), o tassi di rimborso fissi applicati alla distanza in chilometri (per i costi di viaggio).

Occorre valutare attentamente le regole applicabili dal singolo programma o progetto, ma valgono in linea generale i consueti principi: i costi devono essere strettamente collegati al progetto (es. partecipazione a riunioni ed eventi rilevanti da parte di staff di progetto), essere previsti da budget e piano di attività, non superare eventuali massimali di spesa (totali, a giornata o per viaggio), adottare un processo di supporto documentale rigoroso e utilizzare un criterio di economia (a parità di tratta, occorre scegliere la soluzione più diretta, vantaggiosa ed economica, rispettando eventuali limiti in termini di classe di viaggio e di classe di hotel utilizzabili per spostamenti e pernotti).

Le tipologie di costo: contributi in natura

I “contributi in natura” sono risorse non finanziarie messe gratuitamente a disposizione di un beneficiario da terzi: ad esempio, la messa a disposizione gratuita di terreni o immobili, attrezzature o materiali, oppure attività di ricerca o professionali o prestazioni volontarie non retribuite.

Non si tratta quindi (per definizione) di costi rimborsabili, ma di risorse potenzialmente conteggiabili (sia nell’ambito dei programmi europei, sia nell’ambito dei Fondi Strutturali) per valutare l’entità del cofinanziamento fornito al progetto da fonti “non-UE”. Sempre per definizione, si tratta di risorse per le quali non è stato effettuato alcun pagamento giustificato da fatture o documenti.

Normalmente viene richiesto di presentare questo tipo di risorse separatamente rispetto agli altri costi e il loro contributo al cofinanziamento totale del progetto non deve superare una percentuale massima. La loro quantificazione economica si basa su stime, che possono essere fornite a seconda dei casi o a monte dalle regole applicabili, o dal richiedente sulla base dei valori di mercato e/o dei costi di prestazioni di lavoro equivalenti.

Il processo di verifica

La rendicontazione è dunque il processo attraverso cui il beneficiario di un progetto europeo si impegna a fornire richieste di pagamento complete, affidabili e veritiere, con costi sostenuti ammissibili e conformi alla convenzione di sovvenzione, corroborate da documenti giustificativi adeguati e verificabili, come previsto dal Regolamento Finanziario.

L’autorità responsabile del programma può esigere un certificato che attesti che i rendiconti finanziari seguano la metodologia e le procedure da lei definite e che i costi dichiarati nella richiesta di pagamento rispondano a verità, siano accuratamente registrati e siano ammissibili in conformità della convenzione di sovvenzione. Tale certificato, richiesto su molti progetti europei a ogni pagamento oppure a saldo, viene rilasciato da un revisore esterno riconosciuto, a sostegno della conformità di operazioni e spese e a garanzia per l’autorità di gestione, nel suo ruolo di responsabile della regolarità del programma e dei progetti finanziati. Gli elementi considerati non ammissibili dal revisore esterno vengono esclusi dalle richieste di pagamento.

Dopo la conclusione di un progetto è possibile un ulteriore controllo sull’ammissibilità delle spese e sulla correttezza della rendicontazione e dei relativi pagamenti. Per le parti considerate non ammissibili viene richiesta la restituzione della quota corrispondente di fondi comunitari erogati. È dunque necessario conservare tutti gli elementi e i giustificativi relativi alla rendicontazione per vari anni dopo la fine del progetto, adottando un approccio di massima cautela nelle modalità e nella tempistica di conservazione (almeno cinque anni dalla fine dell’ultimo anno in cui si sono registrati pagamenti).

Consigli per la preparazione del progetto

Le basi della rendicontazione vengono poste fin dalla concezione e dall’elaborazione della proposta progettuale.
Leader e partner del progetto devono avere un dettaglio chiaro dei seguenti punti, e saperli tradurre adeguatamente nei formulari tecnici e finanziari del progetto. Per ciascuno di questi punti formuliamo alcune “domande di controllo” utili ad anticipare i problemi più comuni.

Le richieste, i criteri di ammissibilità, le forme di contributo e di rendicontazione e i modelli previsti dal bando e dal programma (conoscere molto bene il bando è una precondizione necessaria sia dal punto di vista operativo che da quello della rendicontazione).
Un dettaglio delle diverse componenti del progetto e delle relative attività.

– Le attività sono pertinenti ed efficaci per raggiungere i risultati e gli obiettivi del progetto? (v. sezione sul Quadro Logico)
– I risultati e gli obiettivi di progetto sono pertinenti per il bando? Le attività previste per il progetto sono ammissibili ai sensi del bando?
– Qual è la tempistica (indicativa ma realistica) di realizzazione di ciascuna attività? Quali attività costituiscono una condizione necessaria (e dunque un potenziale freno) all’avanzamento del progetto?
– Sono state previste attività relative alla gestione tecnica del progetto, alla sua gestione finanziaria (e rendicontazione) e agli aspetti di coordinamento e comunicazione?
Un dettaglio delle risorse (materiali, finanziarie e umane) necessarie a ciascuna attività.

– Quante delle risorse sono già disponibili, quali delle risorse vanno procurate per realizzare il progetto e quanto tempo è necessario per metterle a disposizione?
– La tempistica di realizzazione delle attività è coerente con l’impegno di risorse che esse comportano nel tempo?
– Quali costi (o valori monetari) possono essere associati a ciascuna delle risorse necessarie?
– Tra tali risorse (e le attività cui si riferiscono), quali sono ammissibili per il finanziamento attraverso fondi europei? Quali possono essere utilizzate ai fini del cofinanziamento (complementare a quello comunitario)?
– Quali documenti di supporto possono essere forniti per ciascuna delle risorse da rendicontare?
– Quale partner (e se possibile, quale persona) è responsabile di ciascuna attività e dovrà gestire le relative risorse?
– Attraverso quale sistema (unico e coerente) verranno raccolti e organizzati i documenti di supporto (per linea di costo e per partner) e la rendicontazione? Chi se ne occuperà?
Un budget di previsione, in cui ciascuna linea è associata ai parametri precedentemente proposti.

– Le categorie di costo sono coerenti con quelle previste dal bando o dal programma e con i relativi criteri di ammissibilità?
– I massimali per ciascuna voce rispettano quanto previsto dal bando o dal programma?
– Le attività, le risorse da impegnare e le relative responsabilità sono chiare e accettate da tutti i partner? Sono ben bilanciate tra partner e coerenti con le loro possibilità operative?
– Quanto pesano sul totale le risorse non a disposizione dei partner di progetto e per le quali occorre reperire risorse esterne? Possono diventare un freno al progetto e alla sua sostenibilità?
– La percentuale di cofinanziamento (o di finanziamento comunitario) sul totale del budget è coerente con i parametri indicati nel bando o nel programma?
Un piano di lavoro, una proposta di progetto e un budget di progetto coerenti con i modelli richiesti dal programma o bando.

– Quanto elaborato risulta chiaro ed efficace anche una volta tradotto nella sua forma finale e ufficiale?
– Emergono discrepanze tra la versione finale e quanto precedentemente elaborato, anche alla luce delle precedenti “domande di controllo”?
– Quanto proposto, oltre ad essere ben organizzato sul fronte della rendicontazione, mantiene le caratteristiche di innovatività, originalità, efficacia e valore aggiunto necessarie a farne un progetto di successo?

Consigli per la realizzazione del progetto

È evidente che il processo appena descritto, così come la successiva fase di realizzazione del progetto, richiede la collaborazione tra competenze e figure professionali diverse, oltre che tra i vari partner. Le interazioni coinvolgono infatti le persone che concretamente si occupano della scrittura del progetto e del budget (1), insieme a chi dovrà gestirlo e monitorarne le attività (2) e a chi dovrà gestirne gli aspetti amministrativi e finanziari e seguirne la rendicontazione (3).

È consigliabile che ciascuna di queste tre funzioni abbia un responsabile di riferimento e che l’interazione tra queste tre persone e funzioni sia continua ed efficace durante entrambe le fasi di preparazione ed esecuzione del progetto.

Sul fronte della rendicontazione, l’attività di progetto prosegue infatti con:

Un processo adeguato (e adeguatamente pianificato) di mobilitazione delle risorse, dal punto di vista degli impegni di spesa (per mantenere gli impegni nei limiti di budget previsti) e delle procedure amministrative (per fare in modo che ogni passaggio sia adeguatamente documentato ai fini della rendicontazione);
La raccolta, l’organizzazione e l’archiviazione della documentazione (in originale e in formato elettronico), divisa per categorie di spesa, linee di budget e fornitore/titolare della spesa, utilizzando procedure, modelli, check-list e codici identificativi condivisi da tutti i partner;
Preparazione della reportistica periodica (normalmente semestrale o annuale), che include sia una parte tecnica relativa alle attività svolte, sia il rendiconto delle spese sostenute, sulla base dei modelli e delle procedure previsti dal bando o dal programma;
Preparazione della reportistica finale (normalmente più articolata e onnicomprensiva rispetto a quella periodica);
Interlocuzione con l’autorità di gestione del programma (per tutta la durata del progetto, in caso di dubbi o chiarimenti) e con il revisore esterno (nei tempi previsti, nel caso in cui il progetto/programma richieda una certificazione esterna dei rendiconti);
Conservazione della documentazione (rendiconti e archivio dei documenti giustificativi) per tutto il tempo necessario e disponibilità a fornire chiarimenti in caso di controlli successivi (normalmente, per almeno 5 anni a partire dall’anno di conclusione del progetto).