Iniziamo una mini serie dedicata agli errori da evitare nello sviluppo di un progetto europeo. Prima domanda: la tua organizzazione è davvero pronta per questa avventura?
La capacità organizzativa: partire da chi siamo
Partecipare a un progetto europeo è un’opportunità importante per un’organizzazione: in termini di risorse, di sviluppo strategico, di attivazione di collaborazioni con partner internazionali. Ma candidarsi a un bando, e in seguito gestire un progetto europeo, è anche un’esperienza complessa: richiede un certo livello di sviluppo organizzativo e processi interni che non tutte le organizzazioni sono in grado di sostenere. Inoltre, scrivere un progetto comporta un importante dispendio di tempo e risorse interne, senza la certezza di ottenere il risultato desiderato.
Invece di cedere all’ansia del “partecipare a tutti i costi”, occorre riflettere per capire se l’organizzazione è in grado di affrontare tutti gli aspetti di questa avventura:
- Abbiamo sufficiente tempo e personale per poter scrivere il progetto e poi gestirlo? Le implicazioni legate alla preparazione e alla gestione del progetto sono state condivise sia con chi nell’organizzazione si occupa degli aspetti tecnici (per contribuire alla stesura della proposta e alle attività di progetto), sia con chi si occupa degli aspetti amministrativi (per la raccolta di documenti, dati e firme per la candidatura, e per la successiva attività di rendicontazione)?
- Abbiamo le competenze necessarie, sia in termini di Project Management, sia nel settore di intervento del progetto? O se le competenze vanno costruite, abbiamo il supporto necessario?
- La partecipazione a questo progetto si inserisce a livello strategico all’interno delle attività già in corso o è totalmente nuova? O addirittura: potrebbe essere in conflitto con alcune di esse?
- Il bando ha un grado di complessità adatto alla nostra organizzazione? Si rivolge a organizzazioni come la nostra? Ce ne si può rendere conto analizzando analizzando le liste di progetti finanziati su bandi simili.
Rispondere in modo onesto a queste domande permette di capire se è effettivamente il momento giusto per partecipare a un progetto europeo e, se non lo fosse, permette all’organizzazione di iniziare a sviluppare gli strumenti necessari per poter partecipare ad un bando di finanziamento europeo in futuro.
I “nuovi arrivati” nei progetti europei: vantaggi e definizioni
Un aspetto positivo è che i programmi europei spesso incentivano la partecipazione di nuove organizzazioni.
Ad esempio, nel programma Erasmus+ esistono alcune azioni di programma, come i partenariati su scala ridotta, creati appositamente per incentivare la partecipazione di nuove organizzazioni. Si tratta di progetti che prevedono una sovvenzione contenuta (max 60.000 €), con una durata inferiore e requisiti amministrativi più semplici, con l’obiettivo di raggiungere le organizzazioni meno esperte nell’ambito di Erasmus e con minore capacità organizzativa, riducendo le barriere all’accesso al programma. Inoltre, nelle valutazioni di altre azioni Erasmus, come nei partenariati di cooperazione, vengono assegnati punteggi aggiuntivi se il partenariato include organizzazioni che non hanno mai partecipato al programma.
Nell’ambito dei progetti europei esistono diverse definizioni applicabili ai “nuovi arrivati”, di cui tenere conto. Riportiamo di seguito alcune definizioni di applicazione generale, in parte riprese dal Glossario di Erasmus+ . È fondamentale verificare caso per caso, in quanto non è escluso che, all’interno di un programma di finanziamento o bando specifico, questi termini possano acquisire sfumature differenti.
- Newcomer (nuova organizzazione partecipante): si riferisce a qualsiasi organizzazione partecipante che non abbia precedentemente ricevuto sostegno in relazione a un determinato tipo di azione sostenuta dal programma, né come coordinatore né come partner.
- Less experienced organization (organizzazione meno esperta): qualsiasi organizzazione partecipante che non abbia ricevuto un sostegno nell’ambito di un determinato programma. Questa categoria comprende anche i “Newcomer” definiti precedentemente.
- First time applicant (nuovo richiedente): qualsiasi organizzazione che si candidi come coordinatore di progetto (“richiedente”) e che non abbia ricevuto un sostegno come coordinatore di progetto nell’ambito di quel programma.
Queste definizioni si riferiscono normalmente a un periodo di sette anni (dopo un periodo di sette anni senza progetti si torna a essere “newcomer”) e si applicano anche alle edizioni precedenti dello stesso programma.
Siamo pronti, ma: i requisiti per la partecipazione ai progetti europei
Prima di partecipare a un progetto europeo occorre considerare i requisiti amministrativi e i criteri di ammissibilità richiesti dal programma e dal bando. Pur con una serie di differenze, esplicitate nei singoli bandi, i requisiti normalmente riguardano:
- L’esperienza dell’organizzazione: in molti casi viene specificato che l’organizzazione deve avere sviluppato un track record di esperienze significative nel settore di intervento del bando, all’interno di una finestra temporale specifica. Esempio: il bando FESR della Regione Toscana “Residenze per le arti sceniche” permette la partecipazione al bando esclusivamente a soggetti pubblici e privati che abbiano svolto attività professionale nell’ambito delle arti sceniche per almeno 2 anni nel triennio 2022-2024.
- La capacità finanziaria dell’organizzazione: in molti casi viene richiesto che l’organizzazione (in particolare, l’organizzazione capofila) disponga di fonti di finanziamento stabili e sufficienti per mantenere la sua attività durante il periodo per cui è concessa la sovvenzione, e per parteciparvi con le risorse necessarie. Una lista dei criteri di valutazione della capacità finanziaria è disponibile al capitolo 4 di un apposito documento. Questi criteri non sono applicati ad alcuni tipi di organizzazioni (es. alle organizzazioni internazionali) e per sovvenzioni inferiori a 60.000 €. In quest’ultimo caso viene solo richiesta una autocertificazione in sede di candidatura.
- La tipologia di organizzazione: I bandi possono essere più o meno aperti a diversi tipi di organizzazione, oppure essere dedicati a tipologie specifiche (enti non profit, enti pubblici, università, organizzazioni internazionali, ecc.), oppure escluderne alcune o limitare in qualche modo la loro partecipazione. Ad esempio, in alcuni programmi la partecipazione di imprese ed enti profit è ammessa, in altri è ammessa solo in qualità di partner o fornitori di servizi esterni al progetto.
- La sede legale dell’organizzazione: i programmi europei sono principalmente dedicati alle organizzazioni dei paesi membri. In alcuni casi, da considerare programma per programma, è ammessa la partecipazione di organizzazioni di paesi terzi, come ad esempio (a seconda dei casi), dei paesi membri dell’EFTA, dello Spazio economico europeo, della Svizzera (che ad esempio partecipa ad Horizon Europe, ma solo ad alcune azioni di Erasmus+), di paesi candidati o potenziali candidati, di paesi del vicinato o extraeuropei. Fanno ovviamente eccezione i programmi europei specificamente dedicati ai Paesi Terzi: Global Europe (NDICI), il Programma per l’Aiuto Umanitario e lo Strumento per l’Assistenza alla Preadesione (IPA III).
Progetti al bivio: scegliere il bando
Infine, si è davvero pronti a partire per un progetto europeo quando il bando è adatto alle proprie esigenze, da tutti i punti di vista. Riprendiamo qui alcune “domande di controllo” finali, riprese in somma sintesi dalla sezione dedicata del nostro manuale.
- C’è una corrispondenza tra i nostri obiettivi, gli obiettivi del progetto europeo che abbiamo in mente, e quelli del bando? La nostra idea, e in generale la nostra attività, rispondono alle priorità politiche che si pone il finanziatore?
- Stiamo puntando alla giusta dimensione territoriale del progetto europeo? Alcune idee hanno senso a livello locale, altre hanno senso o funzionano meglio se sviluppate in collaborazione con partner europei. Cambia di conseguenza la tipologia di programma cui fare riferimento.
- Ho verificato i miei piani con quanto previsto in termini di azioni e di costi finanziabili, e di limiti di finanziamento (e cofinanziamento)? Un progetto europeo non finanzia tutto, né qualsiasi cosa, e necessita normalmente di un cofinanziamento.
In conclusione
Per chi davvero vuole andare nella direzione giusta, concludiamo la nostra rassegna con una serie di domande più serie, un po’ provocatorie, di cui abbiamo parlato in un nostro precedente approfondimento: le Infrequently Asked Questions.
- Sappiamo cosa stiamo facendo?
- Sappiamo perché lo stiamo facendo?
- Sono coinvolte le persone giuste?
- Abbiamo pensato a chi farà cosa?
- Andiamo avanti a ogni costo o rischio?
- È importante?Dobbiamo farlo “noi” o possono farlo “loro”?
- Ci aiuterà a migliorare?
- C’è vita dopo il progetto?
Partecipare a un progetto europeo può essere un viaggio entusiasmante, ma richiede preparazione e autoanalisi. Non significa solo ricevere finanziamenti, ma avviare un percorso che può portare a ridefinire numerosi aspetti dell’organizzazione stessa.
L’Europa accoglie i “nuovi arrivati” con strumenti e percorsi dedicati, ma è fondamentale avere chiaro chi siamo e la direzione verso cui vogliamo andare. Del resto, come diceva Seneca, “non esiste vento favorevole per il marinaio che non sa dove andare”.
Siamo pronti a salpare con consapevolezza?
