Gestire un progetto grazie a OpenPM2: il sistema ufficiale della Commissione europea

Gestire un progetto grazie a OpenPM2: il sistema ufficiale della Commissione europea

Esistono molti sistemi, articoli e libri dedicati al project management ma forse non tutti sanno che la Commissione europea ha elaborato una propria metodologia, denominata OpenPM².

OpenPM2 una metodologia per tutti gli europrogettisti

La metodologia OpenPM2 è dedicata a tutti i project manager e a tutti i gruppi di progetto alla ricerca di un sistema gratuito, efficace e semplice per elaborare e gestire i loro progetti europei. OpenPM² si adatta infatti a qualsiasi tipo di progetto, ma è considerato dalla Commissione europea l’ideale per fondi, programmi, progetti e sovvenzioni dell’UE.

È un sistema che si ispira a decenni di buone pratiche nell’ambito dei progetti europei. È stato formalizzato nel 2007, è stato ulteriormente rinnovato nel 2018 ed è oggi utilizzato dalla Commissione e dal Consiglio europeo, dai principali servizi e istituzioni dell’Unione europea e dalle diverse Agenzie incaricate dell’esecuzione dei programmi e delle politiche dell’UE.

Che siate alle prime armi nel settore dell’europrogettazione, europrogettisti esperti e desiderosi di affinare strumenti e tecniche, enti pubblici o organizzazioni in cerca di uno “standard” per la gestione dei vostri progetti, OpenPM2 è il sistema che fa per voi.

Una guida esaustiva 

La guida di OpenPM2 è direttamente scaricabile dal sito della Commissione europea. Analizziamo insieme i contenuti principali:

  • Una definizione della guida stessa, dei suoi obiettivi e dei suoi potenziali beneficiari. Non sono molto diversi da quelli della nostra Guida, ma hanno un deciso orientamento alla formalizzazione di elementi, processi e metodologie utili all’elaborazione e alla gestione di un progetto;
  • Un’analisi dei principali concetti utilizzati in questo ambito. Rispondere alle prime, basilari domande (che cos’è un “progetto”?) ci porta sulla buona strada (un “progetto” ha tempi assegnati, un carattere “unico”, precisi output e varie limitazioni che ne definiscono il perimetro di intervento);
  • Una panoramica della metodologia PM2, con particolare riferimento al suo utilizzo nelle diverse fasi della vita di un progetto, alle diverse forme documentali in cui si evolve (dalla prima bozza al rapporto finale, passando per le fasi intermedie) e alle “domande infrequenti” che fanno la differenza nella vita di un progetto;
  • Un’analisi dei principali attori nella vita di un progetto, del loro posizionamento reciproco e del loro ruolo: perché ogni progetto è fatto innanzitutto di persone e funziona quando le persone o i gruppi che ne fanno parte riescono a dare il meglio di sé;
  • Un’analisi che ci porta, passo a passo e capitolo dopo capitolo, a seguire l’evoluzione di un progetto dal suo inizio alla sua fine, con consigli specifici e una dettagliata trattazione delle fasi intermedie, degli elementi da produrre, dei progressivi checkpoints e delle responsabilità nello svolgimento dei vari processi;
  • I diversi aspetti che è necessario tenere sotto controllo durante tutto il ciclo di vita di un progetto: la performance, i tempi, i costi, le relazioni, i bisogni, i cambiamenti, i rischi, le questioni e le decisioni, la qualità, i prodotti, la transizione, gli aspetti operativi e la gestione delle risorse esterne.

I contenuti di OpenPM2 hanno dunque un taglio simile ad una delle sezioni della nostra Guida: getting started… al lavoro! – e ne rappresentano un immancabile integrazione. E rappresentano quanto di più ampio e sistematico possiamo proporvi in questa sezione dedicata alle guide di approfondimento.

OpenPM2 Una guida pronta all’uso

La guida di OpenPM2 va oltre quanto strettamente indicato nel manuale: documenti e soluzioni presentati nei diversi capitoli sono accompagnati da una esaustiva raccolta di modelli pronti all’uso per elaborare e gestire il vostro progetto. Esistono modelli per sistematizzare le prime idee progettuali, modelli per valutarne la rilevanza e l’efficacia nel settore e per i beneficiari di riferimento, modelli per pianificare tempi, modi, responsabilità e risorse all’interno del vostro progetto, modelli per mantenere il controllo di tutti gli aspetti illustrati nella guida e altro ancora.

I modelli sono disponibili in formato .docx e .xlsx, in modo da essere rapidamente utilizzati, modificati ed adattati alle vostre esigenze. Una vera miniera di idee e di approcci per chi lavora con i progetti.

OpenPM2 prevede anche la possibilità di una navigazione più interattiva e di un supporto da parte dei curatori del sistema attraverso un’apposita piattaforma “wiki” accessibile utilizzando un EU Login. Sempre attraverso l’EU Login è possibile scaricare una panoramica della guida tradotta in italiano. Non ricordate come funziona l’EU Login? Potete anche fare riferimento a queste semplici istruzioni, la registrazione è rapida e gratuita: e come abbiamo ricordato in passato, essere registrati vi sarà utile per molte attività nell’ambito del progetti europei. 

È possibile ottenere una certificazione nell’applicazione di OpenPM2, anche se il relativo programma di formazione è al momento accessibile soltanto al personale delle istituzioni comunitarie.

Vi forniremo alcune “pillole” tratte da OpenPM2 nei prossimi post. Iniziate a percorrere il manuale e i materiali proposti, troverete spunti interessanti.