Come le tempistiche, anche i costi del progetto non vanno sottovalutati. La stessa preparazione del progetto è un’attività che impiega ampie risorse di tempo e di personale. La stima dei costi per l’esecuzione del progetto e la conseguente preparazione del budget è un’attività complessa nella quale occorre considerare con attenzione:
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L’esistenza di voci specifiche di spesa ammissibili al finanziamento, alle quali attenersi;
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L’esistenza di una soglia massima di finanziamento da parte del bando (sia in valore assoluto, sia in percentuale) e la necessità prevedere un adeguato cofinanziamento;
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La necessità di ripartire in modo equo e funzionale oneri, benefici e responsabilità tra i partner;
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L’esistenza di specifici formulari per il calcolo del budget (a volte abbastanza complessi);
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La necessità di prevedere una stima corretta dei costi (il progetto non deve comportare una perdita per i proponenti, ma un budget troppo alto, in particolare se non giustificato, può ridurre le possibilità di aggiudicazione).
L’impegno necessario a preparare un progetto europeo e il vincolo del cofinanziamento (necessario per la maggior parte dei progetti europei) implicano che il contributo comunitario è condizionato – in primis – ad una qualche forma di investimento da parte dei soggetti proponenti. Come già ricordato, la percentuale di cofinanziamento europeo varia a seconda della tipologia dei progetti.
Parte del cofinanziamento può essere coperto direttamente dai partner di progetto attraverso la valorizzazione del personale interno (ore uomo).
In alcuni programmi ed esclusivamente per gli enti pubblici (o assimilati) la quota di cofinanziamento può essere coperta dal fondo di rotazione ministeriale italiano.
In un’ottica di sinergia fra progetti europei, la programmazione comunitaria prevede la possibilità di cumulare finanziamenti comunitari provenienti da programmi comunitari e da fondi strutturali. Si tratta di una possibilità limitata ad alcuni programmi e che esclude la doppia copertura delle medesime categorie di costi.
Infine, nella concezione di un progetto è necessario valutare con attenzione le risorse umane dedicate.
Nella fase di preparazione della proposta è opportuno prevedere almeno due persone: un esperto tecnico della materia e un project manager, responsabile del coordinamento con i partner e della gestione della parte più amministrativa, relativa alle procedure tipiche dei progetti europei.
Nel costruire il progetto è necessario valutare chi e per quanto tempo potrà effettivamente lavorare sulle attività previste, costituendo il futuro “gruppo di lavoro” del progetto. Le risorse umane coinvolte possono essere parte dello staff dell’organizzazione proponente o possono essere assunte specificatamente per la realizzazione del progetto. I principali elementi utilizzati per valutare la qualità del gruppo di lavoro sono l’esperienza pregressa, la misura del tempo dedicato al progetto, la fattibilità del carico di lavoro, la complementarità delle competenze e la loro corrispondenza a quanto previsto dalle attività di progetto.