Wir beginnen eine Miniserie über Fehler, die Sie bei der Entwicklung eines europäischen Projekts vermeiden sollten. Erste Frage: Ist Ihre Organisation wirklich bereit für dieses Abenteuer?
Organisatorische Kapazität: Wir beginnen damit, wer wir sind
Die Teilnahme an einem europäischen Projekt ist eine wichtige Chance für eine Organisation: im Hinblick auf Ressourcen, strategische Entwicklung und die Aktivierung von Kooperationen mit internationalen Partnern. Aber die Bewerbung für eine Ausschreibung und die anschließende Verwaltung eines europäischen Projekts ist auch eine komplexe Erfahrung: Sie erfordert ein gewisses Maß an organisatorischer Entwicklung und internen Prozessen, die nicht alle Organisationen aufrechterhalten können. Darüber hinaus ist die Ausarbeitung eines Projekts mit einem erheblichen Aufwand an Zeit und internen Ressourcen verbunden, ohne die Gewissheit, das gewünschte Ergebnis zu erzielen.
Anstatt sich der Angst hinzugeben, ‚um jeden Preis mitzumachen‘, muss man darüber nachdenken, ob die Organisation in der Lage ist, alle Aspekte dieses Abenteuers zu bewältigen:
- Haben wir genug Zeit und Personal, um das Projekt zu schreiben und es anschließend zu verwalten? Wurden die Auswirkungen der Projektvorbereitung und -verwaltung sowohl mit denjenigen in der Organisation geteilt, die sich mit den technischen Aspekten befassen (um bei der Erstellung des Antrags und den Projektaktivitäten zu helfen), als auch mit denjenigen, die sich mit den administrativen Aspekten befassen (um Dokumente, Daten und Unterschriften für den Antrag und die anschließende Berichterstattung zu sammeln)?
- Verfügen wir über die notwendigen Fähigkeiten, sowohl im Hinblick auf das Projektmanagement als auch auf den Projektbereich? Oder haben wir die nötige Unterstützung, wenn die Fähigkeiten erst aufgebaut werden müssen?
- Passt die Teilnahme an diesem Projekt auf strategischer Ebene zu den bestehenden Aktivitäten oder ist sie völlig neu? Oder sogar: könnte sie mit einigen von ihnen in Konflikt geraten?
- Ist der Aufruf so komplex, dass er für unsere Organisation geeignet ist? Ist sie auf Organisationen wie die unsere ausgerichtet? Dies können wir feststellen, indem wir die Listen der im Rahmen ähnlicher Aufforderungen finanzierten Projekte analysieren.
Die ehrliche Beantwortung dieser Fragen ermöglicht es zu verstehen, ob es tatsächlich der richtige Zeitpunkt für die Teilnahme an einem europäischen Projekt ist, und wenn nicht, kann die Organisation damit beginnen, die notwendigen Instrumente zu entwickeln, um in Zukunft an einem europäischen Finanzierungsaufruf teilnehmen zu können.
Newcomer“ in europäischen Projekten: Vorteile und Definitionen
Ein positiver Aspekt ist, dass europäische Programme oft die Teilnahme neuer Organisationen fördern.
Im Programm Erasmus+ gibt es beispielsweise bestimmte Programmaktionen, wie kleine Partnerschaften, die speziell darauf ausgerichtet sind, die Teilnahme neuer Organisationen zu fördern. Dabei handelt es sich um Projekte mit einem geringen Zuschuss (max. 60.000 €), einer kürzeren Laufzeit und einfacheren administrativen Anforderungen, mit dem Ziel, Organisationen zu erreichen, die weniger Erfahrung mit Erasmus haben und über weniger organisatorische Kapazitäten verfügen, um so die Hürden für den Zugang zum Programm zu verringern. Außerdem werden bei der Bewertung anderer Erasmus-Aktionen, wie z. B. Kooperationspartnerschaften, zusätzliche Punkte vergeben, wenn an der Partnerschaft Organisationen beteiligt sind, die noch nie an dem Programm teilgenommen haben.
Im Zusammenhang mit europäischen Projekten gibt es mehrere Definitionen für „Neuankömmlinge“, die berücksichtigt werden müssen. Im Folgenden finden Sie einige allgemein gültige Definitionen, von denen einige dem Erasmus+ Glossar entnommen sind. Sie sollten unbedingt von Fall zu Fall prüfen, da nicht ausgeschlossen werden kann, dass diese Begriffe im Rahmen eines bestimmten Förderprogramms oder einer bestimmten Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen unterschiedliche Nuancen annehmen können.
- Newcomer (neue teilnehmende Organisation): bezieht sich auf jede teilnehmende Organisation, die bisher noch keine Unterstützung für eine bestimmte Art von Aktion im Rahmen des Programms erhalten hat, weder als Koordinator noch als Partner.
- Weniger erfahrene Organisation: jede teilnehmende Organisation, die noch keine Unterstützung im Rahmen eines bestimmten Programms erhalten hat. Diese Kategorie umfasst auch „Newcomer“, wie oben definiert.
- Erstmaliger Antragsteller: jede Organisation, die sich als Projektkoordinator („Antragsteller“) bewirbt und noch keine Unterstützung als Projektkoordinator im Rahmen dieses Programms erhalten hat.
Diese Definitionen beziehen sich in der Regel auf einen Zeitraum von sieben Jahren (nach einem Zeitraum von sieben Jahren ohne Projekte wird man wieder zum ‚Newcomer‘) und gelten auch für frühere Ausgaben desselben Programms.
Wir sind bereit, aber: die Voraussetzungen für die Teilnahme an europäischen Projekten
Bevor Sie sich an einem europäischen Projekt beteiligen, müssen Sie die administrativen Anforderungen und die Zulassungskriterien des Programms und der Aufforderung beachten. Obwohl es eine Reihe von Unterschieden gibt, die in den einzelnen Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen explizit genannt werden, beziehen sich die Anforderungen normalerweise auf:
- Die Erfahrung der Organisation: In vielen Fällen wird verlangt, dass die Organisation innerhalb eines bestimmten Zeitraums eine signifikante Erfahrung in dem von der Aufforderung abgedeckten Bereich nachweisen kann. Beispiel: Die EFRE-Ausschreibung der Region Toskana„Residenzen für die darstellenden Künste“ erlaubt nur öffentlichen und privaten Einrichtungen, die im Dreijahreszeitraum 2022-2024 mindestens 2 Jahre lang professionelle Aktivitäten im Bereich der darstellenden Künste durchgeführt haben, an der Ausschreibung teilzunehmen.
- Finanzielle Leistungsfähigkeit der Organisation: In vielen Fällen wird verlangt, dass die Organisation (insbesondere die federführende Organisation) über stabile und ausreichende Finanzierungsquellen verfügt, um ihre Tätigkeit während des Zeitraums, für den die Finanzhilfe gewährt wird, aufrechtzuerhalten und sich mit den erforderlichen Mitteln zu beteiligen. Eine Liste von Kriterien zur Bewertung der finanziellen Leistungsfähigkeit finden Sie in Kapitel 4 eines separaten Dokuments. Diese Kriterien gelten nicht für bestimmte Arten von Organisationen (z.B. internationale Organisationen) und für Zuschüsse von weniger als 60.000 €. In letzterem Fall ist nur eine Selbstzertifizierung im Antrag erforderlich.
- Die Art der Organisation: Die Aufforderungen können mehr oder weniger offen für verschiedene Arten von Organisationen sein, oder sie können für bestimmte Arten von Organisationen bestimmt sein (gemeinnützige Organisationen, öffentliche Einrichtungen, Universitäten, internationale Organisationen usw.), oder sie können einige von ihnen ausschließen oder ihre Teilnahme in irgendeiner Weise beschränken. So ist beispielsweise bei einigen Programmen die Teilnahme von Unternehmen und gewinnorientierten Einrichtungen erlaubt, bei anderen nur als Partner oder externe Dienstleister für das Projekt.
- Der juristische Sitz der Organisation: Europäische Programme sind hauptsächlich für Organisationen aus Mitgliedsländern bestimmt. In einigen Fällen, die von Programm zu Programm zu prüfen sind, ist die Teilnahme von Organisationen aus Drittländern zulässig, z. B. (je nach Fall) ausEFTA-Mitgliedsländern, dem Europäischen Wirtschaftsraum, der Schweiz (die z. B. an Horizont Europa, aber nur an einigen Erasmus+ Aktionen teilnimmt), Kandidatenländern oder potenziellen Kandidatenländern, Nachbarschaftsländern oder nichteuropäischen Ländern. Ausnahmen sind natürlich die europäischen Programme, die speziell für Drittländer bestimmt sind: Global Europe (NDICI), das Programm fürhumanitäre Hilfe und das Instrument für Heranführungshilfe(IPA III).
Projekte am Scheideweg: Die Entscheidung für den Anruf
Schließlich ist man wirklich bereit, ein europäisches Projekt in Angriff zu nehmen, wenn der Aufruf unter allen Gesichtspunkten für die eigenen Bedürfnisse geeignet ist. Hier sind einige abschließende „Kontrollfragen“, die in einer Zusammenfassung aus dem entsprechenden Abschnitt unseres Handbuchs stammen.
- Stimmen unsere Ziele, die Ziele des europäischen Projekts, das uns vorschwebt, und die Ziele der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen überein? Entsprechen unsere Idee und unsere Tätigkeit im Allgemeinen den politischen Prioritäten des Geldgebers?
- Streben wir nach der richtigen territorialen Dimension des europäischen Projekts? Einige Ideen sind auf lokaler Ebene sinnvoll, andere sind sinnvoll oder funktionieren besser, wenn sie in Zusammenarbeit mit europäischen Partnern entwickelt werden. Die Art des Programms, auf das Sie sich beziehen, ändert sich entsprechend.
- Habe ich meine Pläne mit den vorgesehenen Maßnahmen und förderfähigen Kosten sowie den Finanzierungs- (und Kofinanzierungs-) Grenzen abgeglichen? Ein europäisches Projekt finanziert nicht alles oder nichts und erfordert in der Regel eine Kofinanzierung.
Zusammenfassend
Für diejenigen, die wirklich in die richtige Richtung gehen wollen, schließen wir unsere Überprüfung mit einer Reihe von ernsteren, etwas provokativen Fragen ab, die wir in einem unserer früheren ausführlichen Artikel besprochen haben: die häufig gestellten Fragen.
- Wissen wir, was wir da tun?
- Wissen wir, warum wir das tun?
- Sind die richtigen Leute beteiligt?
- Haben wir darüber nachgedacht, wer was tun wird?
- Machen wir um jeden Preis und jedes Risiko weiter?
- Ist es wichtig? Sollten ‚wir‘ es tun oder können ’sie‘ es tun?
- Wird es uns helfen, uns zu verbessern?
- Gibt es ein Leben nach dem Projekt?
Die Teilnahme an einem europäischen Projekt kann eine aufregende Reise sein, aber sie erfordert Vorbereitung und Selbstanalyse. Es geht nicht nur darum, eine Finanzierung zu erhalten, sondern sich auf eine Reise zu begeben, die dazu führen kann, viele Aspekte der Organisation selbst neu zu definieren.
Europa empfängt „Neuankömmlinge“ mit speziellen Instrumenten und Wegen, aber es ist entscheidend, sich darüber klar zu werden, wer wir sind und in welche Richtung wir gehen wollen. Denn wie Seneca schon sagte: ‚Es gibt keinen guten Wind für den Seemann, der nicht weiß, wohin er will‘.
Sind wir bereit, mit Bewusstsein in See zu stechen?
